Zásady ochrany osobních údajů

1. Úvodní ustanovení

Tento dokument stanovuje zásady ochrany osobních údajů pro návštěvníky webu Daily Spotlight dostupného na adrese https://dailyspotllight.com, který provozuje profesionální eventová agentura specializující se na organizaci akcí a kompletní organizaci eventů, zejména offline firemních akcí, teambuildingů, firemních večírků, narozeninových oslav, soukromých oslav a stylových pokerových večerů s důrazem na offline poker a autentickou pokerovou atmosféru v karetním salonku.

Zásady ochrany osobních údajů jsou vypracovány v souladu s platnými právními předpisy, zejména s Obecným nařízením o ochraně osobních údajů (EU) 2016/679 (GDPR) a související českou legislativou. Tato politika se vztahuje na zpracování osobních údajů prostřednictvím tohoto webu, zejména při využití kontaktních formulářů, poptávkových formulářů a souvisejících komunikačních kanálů.

2. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů, které jsou zpracovávány prostřednictvím tohoto webu, je:

Daily Spotlight s.r.o.
Profesionální eventová agentura
IČO: 01234567
Sídlo: Karetní salonek 21, 110 00 Praha 1, Česká republika

E-mail: [email protected]
Web: https://dailyspotllight.com

Správce odpovídá za to, že zpracování osobních údajů probíhá v souladu s právními předpisy a že uplatňovaná technická a organizační opatření odpovídají povaze poskytovaných služeb, zejména v oblasti organizace eventů, organizace na místě, koordinace cateringu, tematické zábavy a řízení harmonogramu offline akcí a pokerových večerů.

3. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

V rámci provozu webu a nabízených služeb může správce zpracovávat zejména následující kategorie osobních údajů:

• Identifikační údaje: jméno, příjmení, název společnosti, pracovní pozice (například při poptávce na firemní akci, teambuilding nebo firemní večírek).
• Kontaktní údaje: e-mailová adresa, telefonní číslo, případně kontaktní adresa.
• Údaje o akci: typ plánované akce (např. pokerový večer, tematický večer, oslava narozenin, soukromá oslava, firemní akce), předpokládaný počet hostů, preferovaný termín, požadovaná lokalita a stručný popis požadované organizace akcí.
• Komunikační údaje: obsah zpráv zaslaných prostřednictvím kontaktních formulářů, e-mailové komunikace a souvisejících dotazů týkajících se offline eventů, dekorací, pokerového stolu, zajištění hostesek nebo moderátora apod.
• Technické údaje: IP adresa, typ a verze prohlížeče, informace o zařízení, anonymizované statistické údaje o návštěvě webu (prostřednictvím cookies a analytických nástrojů – blíže viz níže).

Správce nezpracovává prostřednictvím tohoto webu zvláštní kategorie osobních údajů (citlivé údaje) a web není určen pro osoby mladší 18 let v souvislosti s tématem pokerového večera. Obsah webu však nemá povahu hazardních her ani nenabízí možnost sázení či online pokeru; zaměřuje se výhradně na organizaci offline eventů a tematické zábavy.

4. Účel zpracování osobních údajů

Osobní údaje návštěvníků a klientů jsou zpracovávány vždy pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění konkrétních účelů, zejména:

• Reakce na poptávky a dotazy: zpracování kontaktních formulářů a e-mailových dotazů týkajících se organizace eventů, návrhů na pokerový večer, teambuilding, firemní akce či narozeninovou oslavu, včetně zpětného kontaktování a vypracování nezávazné nabídky.
• Plnění smlouvy a realizace akce: příprava, plánování a realizace objednaných akcí – například koordinace místa konání, výběr a nastavení pokerového stolu a karetního salonku, zajištění dekorací, tematické zábavy, harmonogramu programu a organizace na místě.
• Interní plánování a řízení vztahu s klienty: evidence klientů a uskutečněných offline eventů, historie poptávek, zaznamenání preferencí pro budoucí spolupráci (např. oblíbená témata akcí, formát pokerového večera, styl občerstvení nebo hudební doprovod).
• Marketingová komunikace: zasílání informací o novinkách v oblasti organizace akcí, inspirativních „Top 10 nápadů pro firemní večer“, „Top 10 aktivit pro teambuilding“, „Best 10 témat pro narozeninovou oslavu“ nebo „Top 10 prvků pokerového večera“, pokud k tomu návštěvník udělil dobrovolný souhlas.
• Statistické a analytické účely: měření návštěvnosti webu a vyhodnocování, o jaké typy offline akcí (např. firemní večírek, teambuilding, pokerový večer) je zájem, za účelem optimalizace obsahu, uživatelské přívětivosti a nabídky služeb.
• Plnění právních povinností: plnění povinností vyplývajících z účetních a daňových předpisů, případně plnění povinností uložených orgány veřejné moci.

5. Právní základ zpracování

Osobní údaje jsou zpracovávány na základě následujících právních titulů podle GDPR:

• Plnění smlouvy a jednání před uzavřením smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) – pokud nám zašlete poptávku na firemní akci, teambuilding, tematický večer, oslavu narozenin či pokerový večer, zpracováváme vaše osobní údaje za účelem přípravy nabídky a následné realizace akce.
• Oprávněný zájem správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) – například při základní evidenci komunikace s klienty, ochraně práv správce, zajištění bezpečnosti webu nebo při omezené interní analytice návštěvnosti.
• Souhlas subjektu údajů (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR) – zejména v případech, kdy je vyžadován výslovný souhlas, například pro zasílání marketingových sdělení, newsletteru s inspirativními „Top 10“ a „Best 10“ tipy nebo pro některé typy cookies a sledovacích technologií.
• Plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) – v souvislosti s povinnostmi v oblasti účetnictví, daní nebo uchovávání dokladů podle platných právních předpisů.

Pokud je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoli odvolat, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování před odvoláním souhlasu.

6. Doba uchovávání osobních údajů

Osobní údaje jsou uchovávány pouze po dobu nezbytně nutnou pro naplnění účelu, pro který byly shromážděny, případně po dobu stanovenou právními předpisy:

• Poptávky a běžná komunikace: údaje získané při vyplnění kontaktního formuláře nebo při běžné komunikaci k plánované akci uchováváme obvykle po dobu 12 měsíců od poslední relevantní komunikace, pokud nedojde k uzavření smlouvy.
• Realizované akce a smluvní vztahy: údaje související s uzavřenou smlouvou a realizovanou organizací akcí uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a následně zpravidla 3–10 let, dle konkrétních zákonných povinností (např. účetnictví a daně).
• Marketingová komunikace na základě souhlasu: do doby odvolání souhlasu nebo nejdéle po dobu uvedenou v rámci konkrétního souhlasu, maximálně však 3 roky od poslední interakce.
• Technické a analytické údaje: dle nastavení konkrétních cookies a nástrojů, zpravidla v řádu měsíců; podrobnosti jsou uvedeny v Zásadách používání cookies.

Po uplynutí doby uchovávání jsou osobní údaje bezpečně vymazány nebo anonymizovány tak, aby již nebylo možné identifikovat konkrétního jednotlivce.

7. Příjemci a zpracovatelé osobních údajů

Správce může zpřístupnit osobní údaje třetím osobám pouze v nezbytném rozsahu a za účelem zajištění kvalitní organizace eventů a provozu webu. Jedná se zejména o tyto kategorie příjemců:

• Poskytovatelé IT a hostingových služeb: společnosti zajišťující provoz webových stránek, e-mailových služeb a související technickou infrastrukturu.
• Účetní a daňoví poradci: subjekty, které zpracovávají účetní a daňové doklady související s realizovanými akcemi (např. firemní akce, soukromá oslava, pokerový večer v karetním salonku).
• Dodavatelé služeb pro eventy: například ověření dodavatelé cateringu, dekorací, techniky, fotografů nebo moderátorů, pokud je nezbytné sdílet omezený rozsah údajů (např. jméno kontaktní osoby, název společnosti, místo a čas konání akce) pro zajištění hladkého průběhu organizace na místě.
• Právní zástupci a orgány veřejné moci: v odůvodněných případech, kdy je to nutné k ochraně práv správce nebo v souvislosti se splněním právní povinnosti.

Všichni zpracovatelé osobních údajů jsou vázáni smluvními povinnostmi mlčenlivosti a zpracovávají osobní údaje výhradně podle pokynů správce a v souladu s platnými právními předpisy.

8. Předávání osobních údajů mimo EU

Správce primárně zpracovává osobní údaje na území České republiky a v dalších členských státech Evropské unie. V zásadě nedochází k systematickému předávání osobních údajů do třetích zemí mimo EU/EHP.

Pokud by v jednotlivých případech došlo k využití nástrojů nebo služeb poskytovatelů se sídlem mimo EU (například některé cloudové nebo analytické služby), uskuteční se předání osobních údajů pouze za podmínek stanovených GDPR, zejména na základě:

• existence rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně osobních údajů v dané zemi, nebo
• uzavření standardních smluvních doložek (Standard Contractual Clauses) a přijetí odpovídajících dodatečných opatření.

Aktuální informace o případném využití služeb mimo EU vám správce poskytne na vyžádání prostřednictvím kontaktů uvedených v závěru tohoto dokumentu.

9. Práva subjektů údajů

Jako subjekt údajů máte v souvislosti se zpracováním svých osobních údajů tato práva:

• Právo na přístup: máte právo požadovat potvrzení, zda jsou vaše osobní údaje zpracovávány, a pokud ano, získat k nim přístup a informace o způsobu zpracování.
• Právo na opravu: pokud zjistíte, že vaše osobní údaje jsou nepřesné nebo neúplné (např. v kontaktních údajích pro organizaci akcí), máte právo na jejich opravu či doplnění.
• Právo na výmaz: v určitých případech máte právo požadovat výmaz osobních údajů, zejména pokud již nejsou potřebné pro uvedené účely nebo pokud byl odvolán souhlas a neexistuje jiný právní důvod ke zpracování.
• Právo na omezení zpracování: v situacích, kdy je zpochybněna přesnost údajů nebo zákonnost zpracování, můžete požadovat omezení zpracování na nezbytné minimum.
• Právo na přenositelnost údajů: v případech, kdy je zpracování založeno na souhlasu nebo na smlouvě a probíhá automatizovaně, můžete požadovat poskytnutí svých osobních údajů v strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu nebo jejich předání jinému správci.
• Právo vznést námitku: máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu správce, včetně profilování; v takovém případě nebude správce vaše údaje dále zpracovávat, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody.
• Právo odvolat souhlas: pokud je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu (například pro zasílání inspirativních „Top 10“ tipů pro firemní večer a pokerový večer), máte právo svůj souhlas kdykoli odvolat.
• Právo podat stížnost u dozorového úřadu: pokud se domníváte, že dochází k neoprávněnému zpracování vašich osobních údajů, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, https://www.uoou.cz.

Uvedená práva můžete uplatnit prostřednictvím kontaktních údajů správce uvedených v části 12 této politiky.

10. Zabezpečení osobních údajů

Správce klade důraz na bezpečnost osobních údajů a přijímá vhodná technická a organizační opatření, aby chránil osobní údaje před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím nebo poškozením, zejména:

• použití šifrovaného spojení (HTTPS) při komunikaci s webem,
• bezpečné uložení dat na serverech s omezeným přístupem,
• pravidelná aktualizace softwaru a zabezpečení serverů,
• přístup k údajům pouze pro oprávněné osoby v nezbytném rozsahu,
• smluvní závazek důvěrnosti a ochrany osobních údajů u všech zpracovatelů a spolupracujících dodavatelů, kteří pomáhají s organizací eventů a organizací na místě.

Přestože správce přijímá veškerá přiměřená opatření k ochraně osobních údajů, nemůže zaručit absolutní bezpečnost dat přenášených prostřednictvím internetu. Doporučujeme proto nezadávat do formulářů údaje, které nejsou nezbytné pro účely organizace akcí.

11. Cookies a sledovací technologie

Web Daily Spotlight využívá soubory cookies a obdobné technologie, které pomáhají zlepšovat uživatelský komfort, analyzovat návštěvnost a optimalizovat obsah zaměřený na offline eventy, firemní akce, pokerové večery, teambuilding a další tematické večery.

V rámci používání cookies může docházet ke zpracování následujících informací:

• Technické a funkční cookies: nezbytné pro správné zobrazení webu, fungování navigace, poptávkových formulářů (např. při poptávce firemního večírku nebo oslavy narozenin) a zabezpečení webu. Tyto cookies jsou nezbytné a nelze je vypnout.
• Analytické cookies: pomáhají nám pochopit, jak návštěvníci web používají, jaké sekce (např. firemní akce, pokerové večery, teambuilding, narozeninové oslavy, nápady a inspirace) jsou nejčastěji navštěvované, a umožňují nám tak zlepšovat strukturu, obsah a přehlednost webu.
• Marketingové cookies: mohou být použity pouze na základě vašeho souhlasu k přizpůsobení nabídky a zobrazovaných informací vašim preferencím. Web Daily Spotlight neprovozuje online hazard ani sázkové hry; marketing je zaměřen výhradně na organizaci offline eventů a tematických večerů.

Podrobné informace o typech cookies, době jejich uložení a možnostech nastavení nebo odvolání souhlasu naleznete v samostatném dokumentu Zásady používání cookies. Prostřednictvím lišty souhlasu s cookies můžete kdykoli upravit své preference.

12. Kontaktní údaje pro otázky k ochraně osobních údajů

V případě jakýchkoli dotazů, žádostí nebo uplatnění práv souvisejících s ochranou a zpracováním osobních údajů se můžete obrátit na správce prostřednictvím následujících kontaktů:

Daily Spotlight s.r.o.
Odpovědná osoba pro ochranu osobních údajů
E-mail: [email protected]
Poštovní adresa: Karetní salonek 21, 110 00 Praha 1, Česká republika

Pro urychlení vyřízení vaší žádosti uveďte, prosím, v předmětu zprávy, že se jedná o „GDPR“ nebo „Ochrana osobních údajů“. Pokud se váš dotaz týká konkrétní akce (např. firemní akce, teambuilding nebo pokerový večer), uveďte také datum nebo název akce, pokud je to možné.

Aktuální znění těchto zásad ochrany osobních údajů je vždy k dispozici na adrese https://dailyspotllight.com/privacy-policy/. Správce je oprávněn tyto zásady průběžně aktualizovat, zejména s ohledem na legislativní změny nebo rozšíření poskytovaných služeb v oblasti organizace akcí a tematických offline večerů.