Obchodní podmínky Daily Spotlight

1. Úvodní ustanovení

1.1. Tyto obchodní podmínky (dále jen „Podmínky“) upravují práva a povinnosti mezi eventovou agenturou Daily Spotlight, působící na území České republiky, jakožto poskytovatelem služeb v oblasti organizace akcí (dále jen „agentura“) a fyzickými či právnickými osobami, které využívají služby agentury (dále jen „klient“).

1.2. Agentura se specializuje na kompletní organizaci eventů v offline podobě, zejména na firemní akce, teambuilding, firemní večírek, oslava narozenin, soukromá oslava a tematický večer, se silným důrazem na pokerový večer, offline poker a stylový karetní salonek.

1.3. Veškeré akce jsou realizovány výhradně jako offline eventy, s osobní účastí hostů a profesionální organizací na místě. Agentura neposkytuje služby v oblasti online hazardních her, online pokeru ani jiných forem sázení.

1.4. Podmínky jsou nedílnou součástí smluvního vztahu mezi agenturou a klientem. Odchylná ujednání ve smlouvě mají přednost před těmito Podmínkami.

2. Definice pojmů

2.1. Eventová agentura – společnost Daily Spotlight poskytující služby v oblasti plánování, produkce a organizace akcí a organizace eventů včetně koordinace s místem konání, dekorací, cateringu, zábavy a moderování.

2.2. Firemní akce – zejména firemní večírek, konference, setkání zaměstnanců, klientské akce, gala večery, vánoční večírky, interní meetingy či jiné společenské offline eventy pořádané pro firmy a organizace.

2.3. Teambuilding – skupinové aktivity zaměřené na rozvoj týmové spolupráce, komunikace a vztahů mezi účastníky, realizované jako tematická zábava v offline prostředí.

2.4. Oslava narozenin / soukromá oslava – společenská akce pro soukromé osoby nebo menší skupiny hostů, koncipovaná jako narozeninový, rodinný, přátelský či jiný slavnostní tematický večer.

2.5. Pokerový večer – tematický večer se zaměřením na offline poker jako společenskou a zábavní aktivitu, který může zahrnovat pokerový stůl, žetony, karty, stylizovaný karetní salonek, hostitele stolu a turnajový formát bez finančního sázení a bez výplaty peněžních výher.

2.6. Organizace na místě – koordinace průběhu akce v den konání, včetně řízení harmonogramu, komunikace s dodavateli, hosty a personálem, řešení operativních situací a dohledu nad bezpečným průběhem akce.

2.7. Objednávka – závazný požadavek klienta na zajištění konkrétní akce, obsahující minimálně specifikaci typu akce, termínu, předpokládaného počtu hostů a požadovaného konceptu (např. firemní večírek, teambuilding, pokerový večer).

2.8. Smlouva – písemná nebo elektronicky uzavřená dohoda mezi agenturou a klientem, která vychází z potvrzené Objednávky a odkazuje na tyto Podmínky.

3. Objednávka a uzavření smlouvy

3.1. Klient může odeslat nezávaznou poptávku prostřednictvím online formuláře na stránce /contact-us/, e-mailem nebo telefonicky. Na základě poptávky agentura připraví nezávazný koncept a orientační nabídku na organizaci akce.

3.2. Objednávka se stává závaznou ve chvíli, kdy klient písemně (včetně e-mailu) potvrdí návrh nabídky/rozpočtu nebo podepíše smlouvu. V tento okamžik dochází k uzavření smluvního vztahu mezi agenturou a klientem.

3.3. Agentura si vyhrazuje právo požadovat zálohovou platbu, jejíž výše a splatnost budou uvedeny v nabídce nebo ve smlouvě. Neuhradí-li klient zálohu ve sjednaném termínu, může agentura realizaci akce odmítnout nebo termín uvolnit pro jiné klienty.

3.4. Změny v Objednávce po uzavření smlouvy (např. změna termínu, místa konání, rozsahu služeb, počtu hostů nebo přidání prvků jako pokerový večer či další tematická zábava) podléhají schválení agentury a mohou mít vliv na cenu, harmonogram a dostupnost dodavatelů.

3.5. Klient potvrzením Objednávky stvrzuje, že se seznámil s těmito Podmínkami a souhlasí s nimi.

4. Rozsah poskytovaných služeb

4.1. Agentura poskytuje komplexní služby v oblasti organizace eventů, zejména:

• koncepční návrh akce (např. firemní akce, teambuilding, firemní večírek, oslava narozenin, soukromá oslava, pokerový večer či jiný tematický večer),
• výběr a koordinace místa konání včetně komunikace s provozovatelem,
• návrh a realizace dekorací, světelného a zvukového designu a celkové pokerové atmosféry či jiného zvoleného tématu,
• zajištění a koordinace cateringových služeb, včetně občerstvení, nápojů a servisu,
• zajištění tematické zábavy, hudební produkce, moderátorů, hostesek a dalších umělců,
• příprava a provoz pokerových stolů, včetně stolů, karet, žetonů a profesionálně vedené hry v rámci offline poker večera,
• zajištění hostitele/krupiéra pro pokerový večer a dohled nad dodržováním domluvených pravidel,
• organizace na místě – přítomnost produkčního týmu agentury po dobu trvání akce (dle smlouvy),
• další doplňkové služby (fotografie, video, dárky pro hosty aj.), pokud jsou sjednány ve smlouvě.

4.2. Služby agentury jsou zaměřeny na zážitkovou, společenskou a tematickou zábavu. Pokerový večer je organizován výhradně jako společenská hra bez finančního sázení, bez vyplácení peněžních výher, bez vstupních sázek a bez jakékoli formy hazardního hraní.

4.3. Konkrétní rozsah služeb je vždy definován v nabídce a ve smlouvě. Agentura je povinna poskytovat pouze ty služby, které jsou výslovně sjednány.

5. Práva a povinnosti klienta

5.1. Klient je povinen poskytnout agentuře včasné, úplné a pravdivé informace nezbytné pro řádnou organizaci akce, zejména údaje o typu akce, požadovaném konceptu (např. pokerový večer, teambuilding), předpokládaném počtu hostů, specifických požadavcích na catering či program a případných omezeních na straně hostů (např. věková hranice, zdravotní omezení).

5.2. Klient je povinen spolupracovat s agenturou po celou dobu přípravy a realizace akce, potvrzovat klíčová rozhodnutí v dohodnutých termínech a být přítomen (osobně nebo prostřednictvím pověřené osoby) během akce pro operativní schvalování změn.

5.3. Klient se zavazuje zajistit, aby hosté akce dodržovali domluvená pravidla chování, bezpečnostní pokyny a pravidla stanovená pro pokerový večer a další tematické večery. Zvláštní důraz je kladen na respekt k personálu, moderátorům, hostitelům stolů a dalším dodavatelům.

5.4. V případě, že je součástí akce pokerový stůl nebo karetní salonek, je klient povinen informovat své hosty, že se jedná o společenskou hru bez finančního hazardu. Jakékoli vlastní finanční sázky nebo neoficiální peněžní hry mezi hosty jsou zakázány.

5.5. Klient je povinen uhradit sjednanou cenu za služby ve lhůtách uvedených ve smlouvě a respektovat podmínky storna a změn Objednávky dle článku 7 těchto Podmínek.

5.6. Klient odpovídá za škody způsobené svým jednáním nebo jednáním svých hostů na majetku agentury, dodavatelů či provozovatele místa konání, a to v rozsahu stanoveném těmito Podmínkami a platnými právními předpisy.

6. Práva a povinnosti agentury

6.1. Agentura se zavazuje zajistit profesionální přípravu a průběh akce v souladu se smlouvou, aktuálními standardy v oblasti organizace eventů a charakterem sjednané akce (např. firemní akce, teambuilding, pokerový večer).

6.2. Agentura má povinnost zajistit kvalifikovaný personál pro organizaci na místě, včetně koordinátorů, hostitelů a případných moderátorů, a dohlížet na dodržování bezpečnostních pravidel a domluveného harmonogramu.

6.3. V případě pokerového večera agentura zajistí vhodné rekvizity (např. pokerový stůl, karty, žetony) a odborně vedenou hru tak, aby byla zachována elegantní pokerová atmosféra a zároveň byla zajištěna bezpečnost a komfort hostů.

6.4. Agentura je oprávněna odmítnout nebo ukončit poskytování služeb na akci, pokud by chování klienta či hostů bylo v rozporu s bezpečnostními pravidly, právními předpisy nebo by vážně poškozovalo dobrou pověst agentury (např. agresivní chování, porušování zákazu hazardu, úmyslné poškozování majetku).

6.5. Agentura je oprávněna využívat subdodavatele (např. cateringu, techniky, umělců), přičemž odpovídá za jejich řádnou koordinaci a za výslednou kvalitu poskytovaných služeb.

6.6. Agentura je povinna zachovávat mlčenlivost o skutečnostech týkajících se klienta a jeho hostů, pokud nejsou určeny ke zveřejnění (např. v rámci referencí) nebo pokud se strany písemně nedohodnou jinak.

7. Storno podmínky a změny objednávky

7.1. Klient je oprávněn Objednávku zrušit, avšak zavazuje se uhradit agentuře storno poplatky, jejichž struktura bude uvedena ve smlouvě s ohledem na charakter akce (např. firemní večer, teambuilding, oslava narozenin, pokerový večer) a časový odstup od plánovaného termínu.

7.2. Typicky platí, že čím blíže plánovanému termínu ke zrušení dojde, tím vyšší bude storno poplatek, zejména s ohledem na již vynaložené náklady na místo konání, catering, dekorace či doprovodný program.

7.3. Žádá-li klient změnu termínu akce, místa konání nebo zásadní změnu konceptu (např. doplnění pokerového večera či změnu na jiný tematický večer), agentura se pokusí vyhovět, není však k tomu povinna. Změny mohou být spojeny s dodatečnými náklady, které budou klientovi sděleny předem k odsouhlasení.

7.4. V případě zásahu vyšší moci či okolností mimo rozumnou kontrolu agentury (např. živelné události, omezení ze strany orgánů veřejné moci), které znemožní konání akce v plánovaném termínu, se strany dohodnou na přesunu akce na nový termín. Agentura není v takových případech v prodlení a neodpovídá za škodu způsobenou nemožností konání akce v původním termínu.

7.5. Agentura je oprávněna Objednávku výjimečně zrušit, a to zejména z důvodu závažného porušení povinností klienta (např. neuhrazení zálohy). V takovém případě má agentura nárok na úhradu již vzniklých nákladů a přiměřeného storno poplatku.

8. Odpovědnost za škody a bezpečnost

8.1. Klient nese odpovědnost za škody způsobené svým jednáním nebo jednáním svých hostů na vybavení místa konání, na dekoracích, technice, pokerových stolech, kartách, žetonech a dalším majetku agentury či jejích dodavatelů.

8.2. Agentura odpovídá za škody způsobené jejími zaměstnanci nebo subdodavateli v rozsahu stanoveném právními předpisy. Tato odpovědnost se nevztahuje na škody vzniklé v důsledku nedodržení pokynů hosty nebo klientem.

8.3. Během akce jsou hosté povinni dodržovat bezpečnostní pokyny a respektovat instrukce personálu, zejména při aktivitách spojených s tematickou zábavou a během pokerového večera. V případě hrubého porušení těchto pravidel je agentura oprávněna účastníka z akce vykázat.

8.4. Agentura dbá na to, aby prvky jako pokerový stůl, karetní salonek, dekorace a technika byly instalovány bezpečně a odpovídaly charakteru offline eventu. Přesto hosté využívají všechny aktivity dobrovolně a na vlastní odpovědnost.

8.5. Agentura nenese odpovědnost za ztrátu či odcizení osobních věcí hostů, pokud není ve smlouvě výslovně sjednáno jinak (např. zajištěná šatna s odpovědností za svěřené věci).

9. Ochrana osobních údajů (GDPR)

9.1. Agentura při poskytování služeb zpracovává osobní údaje klientů a případně kontaktních osob v rozsahu nezbytném pro uzavření a plnění smlouvy, komunikaci ohledně organizace akce, fakturaci a plnění právních povinností.

9.2. Zpracování osobních údajů probíhá v souladu s platnými právními předpisy, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a souvisejícími předpisy České republiky.

9.3. Podrobné informace o zpracování osobních údajů, o právech subjektů údajů (např. právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování či námitku) a kontaktní údaje pověřené osoby pro ochranu osobních údajů jsou uvedeny v dokumentu /privacy-policy/.

9.4. Osobní údaje hostů mohou být agenturou zpracovávány pouze v rozsahu nutném pro zajištění konkrétní akce (např. seznam hostů pro vstup, informace o stravovacích omezeních). Klient se zavazuje poskytnout tyto údaje v souladu s GDPR a informovat hosty o předání údajů agentuře.

9.5. Agentura může z vybraných akcí pořizovat fotografickou či audiovizuální dokumentaci určenou pro interní účely nebo marketingovou prezentaci (např. inspirace pro firemní akce, teambuilding či pokerový večer) pouze v případě, že s tím klient a hosté předem prokazatelně souhlasí.

10. Reklamace a řešení sporů

10.1. Domnívá-li se klient, že služby agentury nebyly poskytnuty v souladu se smlouvou nebo těmito Podmínkami, je oprávněn uplatnit reklamaci.

10.2. Reklamace musí být uplatněna bez zbytečného odkladu, nejpozději do 7 pracovních dnů od konání akce, a to písemně na kontaktní údaje uvedené v článku 12 těchto Podmínek. Reklamace by měla obsahovat popis závady, datum a místo akce a návrh nápravy ze strany klienta.

10.3. Agentura se zavazuje reklamaci posoudit a vyjádřit se k ní do 30 dnů od jejího doručení. V rámci vyřízení reklamace může agentura nabídnout slevu z ceny, náhradní plnění či jiné přiměřené řešení.

10.4. Vzniklé spory mezi klientem a agenturou se strany zavazují primárně řešit smírnou cestou, jednáním v dobré víře. Nepodaří-li se spor vyřešit dohodou, bude řešen před věcně a místně příslušným soudem v České republice.

10.5. Klient – spotřebitel je oprávněn obrátit se v případě sporu také na subjekt mimosoudního řešení spotřebitelských sporů (např. Českou obchodní inspekci), pokud je to podle charakteru smlouvy relevantní.

11. Závěrečná ustanovení

11.1. Tyto Podmínky vstupují v platnost a účinnost dnem jejich zveřejnění na webových stránkách agentury na adrese https://dailyspotllight.com/terms-and-conditions/.

11.2. Agentura je oprávněna Podmínky jednostranně měnit či doplňovat, zejména z důvodu změny právních předpisů, rozšíření služeb nebo úpravy interních procesů v oblasti organizace akcí. Nové znění Podmínek je účinné dnem zveřejnění na webových stránkách.

11.3. Pro smlouvy již uzavřené platí znění Podmínek účinné v den potvrzení Objednávky, není-li mezi stranami písemně dohodnuto jinak.

11.4. V případě rozporu mezi zněním smlouvy a těmito Podmínkami má přednost smlouva. Neplatnost nebo neúčinnost některého ustanovení Podmínek nemá vliv na platnost ostatních ustanovení.

11.5. Právní vztahy mezi agenturou a klientem se řídí právním řádem České republiky.

12. Kontaktní informace

12.1. Pro veškeré dotazy, podněty, reklamace, žádosti týkající se těchto Podmínek či plánované firemní akce, teambuilding, pokerový večer, oslavu narozenin nebo jiný tematický večer se můžete obrátit na agenturu prostřednictvím kontaktní stránky /contact-us/.